اصول ثبت اسناد و دفاتر قانونی

اصول ثبت اسناد و دفاتر قانونی را به زبانی کاملاً ساده، کاربردی و مناسب برای آموزشگاه سپهر حساب نیکان توضیح می‌دهم. این متن هم برای آموزش هنرجوها عالیه، هم می‌تونی در بخش دوره‌ها یا وب‌سایتت استفاده کنی.

اصول ثبت اسناد و دفاتر قانونی

• تعریف سند حسابداری

سند حسابداری مدرکی است که یک رویداد مالی (مثل خرید، فروش، پرداخت حقوق، دریافت وجه و…) را با ذکر تاریخ، شرح و مبلغ در دو طرف بدهکار و بستانکار ثبت می‌کند. این سند اولین پایه و مرجع ثبت اطلاعات مالی است.

• ارکان سند حسابداری

– تاریخ وقوع رویداد

– شماره سند

– شرح مختصر و واضح

– حساب‌های بدهکار

– حساب‌های بستانکار

– مدارک و مستندات پیوست (فاکتور، رسید، قرارداد و…)

• اصول ثبت صحیح اسناد

– هر رویداد مالی باید بلافاصله پس از وقوع ثبت شود.

– اسناد باید دارای شرح واضح و بدون ابهام باشند.

– جمع مبالغ بدهکار و بستانکار در هر سند باید برابر باشد.

– اسناد باید براساس قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری ثبت شوند.

– از ثبت‌های تکراری یا ثبت‌هایی که مستند ندارند باید پرهیز شود.

• دفتر روزنامه

تمامی اسناد حسابداری ابتدا در این دفتر ثبت می‌شوند، آن هم به ترتیب تاریخ. دفتر روزنامه نقش «دفتر ثبت اولیه» را دارد و باید بدون خط‌خوردگی و لاک‌گیری نوشته شود.

• دفتر کل

پس از ثبت اسناد در روزنامه، اطلاعات به دفتر کل منتقل و برای هر حساب یک صفحه جداگانه ایجاد می‌شود. هدف دفتر کل، طبقه‌بندی رویدادهای مالی است.

• دفاتر قانونی چیست؟

دفاتری هستند که طبق قوانین مالیاتی باید هر سال پلمب شده و تمامی تراکنش‌ها بدون قلم‌خوردگی و با رعایت اصول ثبت شوند. انواع آن:

– دفتر روزنامه

– دفتر کل

– دفتر دارایی

– دفتر کپیه (قدیمی‌تر و کم‌استفاده)

• نکات مهم دفاتر قانونی

– هرگونه تراشیدن، خط زدن، جاگذاری یا قلم‌خوردگی می‌تواند منجر به رد دفاتر توسط اداره مالیات شود.

– سفید گذاشتن صفحات یا بین خطوط مجاز نیست.

– ثبت‌ها باید به ترتیب تاریخ باشد.

– اگر اشتباهی رخ داد، باید با ثبت سند اصلاحی اصلاح شود نه با پاک کردن.

– دفاتر باید سالانه تا قبل از شروع سال مالی جدید پلمب شوند.

• سند اصلاحی

زمانی ثبت می‌شود که اشتباهی در یک سند قبلی اتفاق افتاده باشد و به‌جای حذف، با سند اصلاحی جبران و اصلاح می‌شود. این کار شفافیت مالی را افزایش می‌دهد.

• مثال ساده از یک ثبت صحیح

فرض کنیم یک فروشگاه 5 میلیون تومان کالا نقدی فروخته است.

ثبت آن:

– بدهکار: صندوق 5,000,000

– بستانکار: فروش 5,000,000